O astfel de datorie “negativa” apare atunci cand , din diverse motive (cel mai adesea erori), un furnizor este platit mai mult decat a facturat.
Astfel contul 401 sau 404 apare in balanta cu sold debitor .
Astfel de situatii se pot intampla cand s-a platit o factura de doua ori sau cand s-a gresit suma in momentul in care s-a efectuat plata.
De cele mai multe ori, un sold negativ pe un furnizor se compenseaza cu soldurile pozitive pe alti furnizori , rezultand in final un cont 401 sau 404 cu sold creditor .
In timp, daca se mai lucreaza cu acel furnzior se pot compensa facturile viitoare, sau se poate solicita restituirea sumei.
Ca si natura, o astfel de situatie genereaza un activ, si ar trebui clasificata ca si cheltuiala in avans.
Singura situatie in care este justificata aparitia soldurilor negative la conturile de furnizori/clienti este atunci cand se emit facturi cu valori negative (de stornare, discount, etc). In toate celelalte cazuri, sumele platite/incasate in plus trebuiesc contabilizate la avansuri.